Na podlagi 30. člena
Statuta Občine Juršinci
(Uradni vestnik občine Juršinci, št. 5/2017, 3/2020), štirinajstega
odstavka 9. člena
Zakona o zaščiti prijaviteljev
(Uradni list RS, št. 16/23) in
Zakona o državni upravi
(Uradni list RS, št. 113/05 – uradno prečiščeno besedilo, 89/07 – odl.
US, 126/07 – ZUP-E, 48/09, 8/10 – ZUP-G, 8/12 – ZVRS-F, 21/12, 47/13,
12/14, 90/14, 51/16, 36/21, 82/21, 189/21, 153/22 in 18/23) župan Občine
Juršinci sprejme naslednji |
|
PRAVILNIK
O VZPOSTAVITVI NOTRANJE
POTI ZA PRIJAVO |
|
|
1. člen |
(splošne določbe) |
|
Občina Juršinci (v nadaljnjem besedilu: zavezanec) sprejema Pravilnik
o vzpostavitvi notranje poti za prijavo (v
nadaljnjem besedilu: Pravilnik) z namenom zagotovitve informacije o
postopku obravnave notranje prijave po Zakonu o zaščiti prijaviteljev (v
nadaljnjem besedilu: ZZPri), ki mora omogočati popolnost, celovitost in
zaupnost informacij ter nepooblaščenim osebam zavezanca preprečiti
dostop do vsebine prijav, podatkov o prijavitelju in o osebah, ki jih
prijava zadeva. Ta Pravilnik velja in se
uporablja tudi za Skupno občinsko upravo občin v Spodnjem Podravju (v
nadaljnjem besedilu: SOU SP) v delu in obsegu prenesenih nalog občinske uprave
zavezanca na SOU SP. |
|
Vsi izrazi uporabljeni v
tem Pravilniku imajo enak pomen kot ga opredeljuje 4. člen ZZPri. |
V tem pravilniku
uporabljeni izrazi, ki se nanašajo na osebe in so zapisani v moški
slovnični obliki, so uporabljeni kot nevtralni za ženski in moški spol. |
|
2. člen |
(imenovanje zaupnika) |
|
Zavezanec kot zaupnika za
sprejem prijav, imenuje: |
̶ Majo
Pahor, zaposleno na Skupni občinski upravi občin v Spodnjem Podravju. |
̶ Robert
Šimenko, zaposlen na Skupni občinski upravi občin v Spodnjem Podravju,
se imenuje za njeno nadomeščaje. |
Zaupnik sprejema
prijave in jih obravnava v skladu s 12. členom ZZPri in tem Pravilnikom.
Zaupnik svoje delo organizirata tako, da se zagotavlja pravočasno
izvajanje vseh nalog in nadomeščanje v času njegove odsotnosti. |
3. člen |
(kontaktni podatki za
sprejem prijav) |
Prijava se praviloma poda
na obrazcu Notranja prijava kršitve predpisa v delovnem okolju po ZZPri
(Priloga 2): |
̶ po
e-pošti na naslov: zaupnik.sou@ptuj.si
ali |
̶ prek
klasične pošte v zaprti pisemski ovojnici, s pripisom za zaupnika po
ZZPri ter dodano: »NE ODPIRAJ«, »ZAUPNO« ali »V ROKE NASLOVNIKU« na
naslednji naslov: Skupna občinska uprava občin v Spodnjem Podravju,
Mestni trg 1, 2250 Ptuj. |
Prijave se lahko
podajo tudi ustno: |
̶ na
telefonski številki: 02 748 29 44, na kateri je zaupnik dosegljiv v
delovnem času ali |
̶ osebno
pri zaupniku po predhodnem naročilu po telefonu ali e-pošti. |
|
|
4. člen |
(postopek prejema
notranje prijave) |
|
Prijavitelj lahko prijavo
poda pisno (po e-pošti ali klasični pošti) ali ustno (po telefonu ali
osebno). |
Zaupnik evidentira ustno
prijavo z natančnim zapisom njene vsebine ter ga prijavitelju pošlje v
pregled, popravek in podpis, če ta to želi in če navede, kam naj se
pošlje. Če prijavitelj soglaša, se lahko ustna prijava tudi posname ali
dokumentira s posnetkom klica. |
|
5. člen |
(evidentiranje prijave) |
|
Zaupnik prijavo evidentira
v evidenci prijav tako, da se upošteva prepoved razkritja identitete in
načelo zaupnosti, skladno z določbami 6. člena ZZPri. |
|
Prijave je potrebno
evidentirati ločeno od ostalih zadev, brez dostopa nepooblaščenih oseb
do evidence. Evidenca se lahko vodi tudi v tabeli Excel za vsako leto
posebej. |
|
Evidenca prejetih prijav
(evidenčni podatki) vsebuje naslednje podatke: |
- številka zadeve,
|
- podatke o
prijavitelju, posredniku, povezanih osebah in osebah, ki lahko pomagajo
pri preiskavi prijavljene kršitve (osebno ime ali psevdonim, poštni
naslov, naslov elektronske pošte, telefonsko številko in druge naslove
za navezavo stika), |
- podatke o osebi, ki
jo prijava zadeva (osebno ime ali psevdonim, poštni naslov, naslov
elektronske pošte, telefonsko številko in druge naslove za navezavo
stika), |
- gradivo, ki so ga
predložile zgoraj navedene osebe, in gradivo, ki je nastalo v postopku
obravnave prijave, vključno s posnetkom oziroma zapisom klica ali
pogovora iz prejšnjega člena, |
- delovno področje
kršitve, |
- datum prejema
prijave, |
- datum potrditve
prejema prijave, |
- datum povratne
informacije prijavitelju, |
- datum poročila
vodstvu. |
|
Podatek o prijavitelju in o
osebi, ki jo prijava zadeva, se zabeleži na način, da bo mogoče poznejše
enostavno črtanje oziroma uničenje podatkov (npr. v ločen seznam s
povezovalnim znakom številke zadeve ali uporabo kodnega imena).
|
|
Elektronska prijava s
prilogami se hrani v informacijskem sistemu, fizična pa v posebni
zaklenjeni omari v pisarni zaupnika. Fizična prijava se glede hrambe in
ravnanja fizično in tehnično obravnava na način, kot da bi šlo za tajni
podatek stopnje interno ali poslovno skrivnost. |
|
Podatki o prijavitelju,
osebi, ki jo prijava zadeva in morebitnih drugih osebah ter vsebini
prijave se hranijo pet let od konca postopka. Evidenčni podatki o
prijavi in poročilo vodstvu iz petega odstavka 12. člena ZZPri pa se
hranijo 10 let od konca postopka.
Po poteku določenih rokov se podatki
nepovratno izbrišejo in
uničijo. |
|
Osebni podatki, za katere
je očitno, da niso potrebni za obravnavo posamezne prijave, se ne
zbirajo. Če se takšni podatki zberejo pomotoma, se brez nepotrebnega
odlašanja izbrišejo. |
|
Za vse podatke pridobljene
v postopku notranje prijave, se uporabljajo smiselno enaki ukrepi in
postopki kot so določeni za zagotavljanje varnosti osebnih podatkov.
|
|
6. člen |
(naloge zaupnika in
zaščita prijavitelja) |
|
Zaupnik obravnava notranje prijave na način in po postopku določenem v
12. členu ZZPri in tem Pravilniku. |
|
Zaupnik ima pri
delu dostop do gradiva, relevantnega za obravnavo prijave, zaposleni pa
so mu dolžni nuditi pomoč in informacije, potrebne za njegovo delo.
Zaupnik podatke, s katerimi se seznani, uporablja le za namene obravnave
prijave in odprave kršitve. |
Zaupnik opravlja naloge, ki
jih določata 10. člen ZZPri, vključno s svetovanjem in pomočjo
prijavitelju pred povračilnimi ukrepi, in ta akt. |
|
Prijavitelj lahko zaprosi
zaupnika za pojasnila glede zaščite v primeru prepovedanih povračilnih
ukrepov, kot je določena v 7. poglavju ZZPri. |
|
7. člen |
(postopek obravnave
notranje prijave) |
|
Zaupnik prijave obravnava
po vrstnem redu njihovega prejema. |
|
Zavezanec določi tudi
prednostni vrstni red obravnave prijav glede na vrsto oziroma težo
kršitev (četrti |
odstavek 12. člena ZZPri)
na način, da se določijo kriteriji za prednostno obravnavo, in sicer: |
- višina morebitne
premoženjske škode; |
- višina morebitne
škode za ugled; |
- ogroženost
življenja zaposlenih. |
|
7.a člen |
(predhodni preizkus) |
Zaupnik prijavo preizkusi tako, da preveri, ali so izpolnjene
predpostavke iz 5. člena ZZPri. V zvezi s tem v roku sedmih dni izpolni
Kontrolni seznam za predhodni preizkus prijave iz Priloge 1 tega
Pravilnika. |
|
Kadar predpostavke niso podane, zaupnik prijave ne obravnava,
prijavitelju pa v sedmih dneh od prejema sporoči, da prijave ne bo
sprejel v obravnavo. |
|
Kadar so podane vse predpostavke, zaupnik prijavitelju v sedmih dneh od
prejema sporoči, da je prijavo sprejel v obravnavo. |
|
Obvestilo se pošlje na naslov oziroma na način, kot ga je navedel
prijavitelj, tudi če gre za anonimno prijavo. |
|
Kadar je že ob sprejemu
ustne prijave očitno, da prijave ni mogoče obravnavati v postopku
obravnave notranje prijave, lahko zaupnik prijavitelja usmeri na
ustrezno pot za zunanjo prijavo ali na drug ustrezen postopek. V takem
primeru do prijave in posledično do postopka obravnave prijave, ne
pride. |
|
7.b člen |
(obravnava prijave) |
|
Zaupnik ima obveznost informiranja prijavitelja glede določil ZZPri o
možnosti notranje ali zunanje prijave in javnega razkritja ter zaščite
pred in v primeru povračilnih ukrepov. |
|
Zaupnik prijavo pregleda, preizkusi in ugotovi, kateri zaposleni oziroma
notranja organizacijska enota je pristojna za odpravo kršitve, na katero
se nanaša prijava. Zaposlenega oziroma vodjo enote seznani z opisom
prijavljene kršitve ter svojimi predlogi ukrepov, na način da upošteva
načelo prepovedi razkritja identitete in zaupnosti, skladno z določbami
6. člena ZZPri. V obvestilu označi, da gre za obravnavo prijave po
ZZPri, ter določi rok v katerem mora zaposleni oziroma vodja
organizacijske enote podati povratno informacijo glede izvedenih ali
predlaganih ukrepov za odpravo kršitve in zoper osebo, ki jo prijava
zadeva. |
|
Zaupnik lahko po lastni oceni ali na predlog zaposlenega ali vodje enote
za odpravo kršitve opravi pogovor s prijaviteljem z namenom ugotovitve
dodatnih okoliščin, ki iz same prijave ne izhajajo, so pa pomembne za
opredelitev in odpravo kršitve. |
|
8. člen |
(poročilo vodstvu) |
|
Zaupnik po
podaji povratne informacije prijavitelju v treh mesecih pripravi
poročilo vodstvu. V poročilu opiše prijavljeno kršitev, predlagane in
izvedene ukrepe za njeno odpravo ter oceni tveganje prihodnjih kršitev.
V poročilu mora upoštevati prepoved razkritja identitete in načelo
zaupnosti, skladno z določbami 6. člena ZZPri. |
Zaupnik na podlagi pisnega poziva direktorja občinske uprave pripravi
poročilo o prijavi že pred potekom roka iz prejšnjega odstavka.
|
|
9. člen |
(letno poročilo) |
|
Zaupnik do
1. februarja za prejšnje leto pripravi osnutek statističnega poročila z
vsebino, ki je v skladu s šestnajstim odstavkom 9. člena ZZPri.
|
|
10. člen |
(zunanja prijava v
primeru neučinkovitosti notranje prijavne poti) |
|
Prijavitelj lahko poda
zunanjo prijavo pristojnemu organu za zunanjo prijavo iz 14. člena
ZZPri, če meni, da notranje prijave ne bi bilo mogoče učinkovito
obravnavati ali da v primeru notranje prijave obstaja tveganje
povračilnih ukrepov. |
|
Prijavitelj lahko kršitev
javno razkrije pod pogoji iz 18. člena ZZPri. |
|
11. člen |
(informiranje zaposlenih
in drugih oseb v delovnem okolju zavezanca) |
|
Zaupnik pripravi in posodablja vsebino spletne strani iz petnajstega
odstavka 9. člena ZZPri. |
|
Vsebine se objavijo na spletni strani zavezanca. |
|
12. člen |
(posodabljanje
dokumenta) |
|
Skrbnik tega akta je
imenovani zaupnik. |
|
Spremembe in dopolnitve
tega akta se sprejmejo na enak način kot akt. |
|
13. člen |
(začetek veljavnosti in
objava) |
|
Pravilnik s
prilogami se objavi v Uradnem vestniku Občine Juršinci. Objavi se objavi
tudi na spletni strani ter je dostopen v kadrovski službi zavezanca. |
Pravilnik začne
veljati naslednji dan po objavi v Uradnem vestniku Občine Juršinci. |
|
Številka:
007-2/2023-1
Datum: 23. 5.
2023
|
Župan občine
Juršinci
Robert
Horvat l.r.
|
|
|
|
Priloga 1: |
|
Kontrolni seznam za
predhodni preizkus prijave |
|
1. Prijavitelj je
fizična oseba. |
2. Prijavitelj je zaposlen ali
bivši zaposlen na Občini Juršinci ali SOU SP oziroma je prostovoljec,
pripravnik, vajenec, pogodbeni delavec, študent, sodeluje v razpisnih
postopkih v vlogi kandidata, opravlja funkcijo, izvršuje upravičenja,
naloge in pooblastila člana nadzornega ali upravnega organa zavezanca
ali z zavezancem ali SOU SP sodeluje na drugačen način npr. pogodbeno
opravlja naloge ali izvaja storitve kot samozaposlena oseba ali dela pod
nadzorom in vodstvom zunanjih izvajalcev, podizvajalcev ali
dobaviteljev. Pri čemer za namen presoje utemeljenosti prijave ni
pomembno ali prijavitelj opravlja delo za plačilo ali brezplačno, ali se
je razmerje že končalo ali se šele vzpostavlja s postopkom zaposlovanja
ali pogajanji pred podpisom pogodbe. |
3.
Prijavitelj prijavlja kršitev oziroma sum o dejanski ali morebitni
kršitvi predpisov, ki se je ali se bo zelo verjetno zgodila v
organizaciji. |
4.
Domnevna kršitev se je zgodila v Občini Juršinci ali v povezavi z
delovanjem Občine Juršinci. |
5. Prijava
ni očitno neutemeljena. |
6.
Prijavljena kršitev še traja oziroma je prenehala pred manj kot dvema
letoma. |
|
Priloga 2: |
|
Notranja prijava kršitve
predpisa v delovnem okolju po ZZPri |
|
|